Henkilörekisteri

1. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Voimia Oy:n henkilöstöhallinnon henkilörekisteri.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilöstöhallinnon ja palvelussuhdeasioiden hoitaminen.
Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko työntekijänä, entisenä työntekijänä, toimeksiannosta työtä tekevänä tai toimeksiannosta työtä tehneenä henkilönä, työnhakijana, opiskelijana, harjoittelijana tai yhtiön toimielimiin kuuluvana tai kuuluneina henkilöinä.
Rekisterissä olevia tietoja yhtiö käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien, työehtosopimusten sekä erillisten päätösten ja määräysten perusteella kuuluvat. Rekisteriä käytetään myös työvoiman hankintaan, henkilöstön sisäisen liikkuvuuden tukemiseen, henkilöstön osaamistietojen ylläpitoon, työntekijöiden työvälineenä sekä henkilöstön johtamisen välineenä.

3. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Voimia Oy, y-tunnus 2938704-2

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot
Henkilöstö- ja hallintopäällikkö Satu Ollikainen (18.3.2019 alkaen)
Pirkanmaan Voimia Oy,
Naulakatu 2, 33100 Tampere

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Johdon assistentti Tanja Löytty
Pirkanmaan Voimia Oy,
Naulakatu 2, 33100 Tampere
puhelin 040 733 6708

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
• Kyllä
Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi rekrytointeihin liittyvien haastattelujen ja arviointien yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
A)
• Yleinen etu/Julkisen vallan käyttö. Rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän oikeuteen käsitellä työntekijöiden henkilötietoja myös muuten kuin työntekijän työsopimuksen täytäntöön panemiseksi tarpeellisilta osin, ottaen huomioon että rekisterinpitäjä saa käsitellä vain välittömästi työntekijän työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja, jotka liittyvät työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen tai työnantajan työntekijöille tarjoamiin etuuksiin taikka johtuvat työtehtävien erityisluonteesta. Rekisteröityjen oikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä rekisterinpitäjän oikeutettua etua.
• Lakisääteinen velvoite. Henkilötietojen käsittely perustuu osin rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin kuten työsopimuslainsäädännön ja työturvallisuutta koskevan lainsäädännön asettamiin edellytyksiin.
• Suostumus. Rekisteröidyllä on koska tahansa oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn ilmoittamalla asiasta rekisterinpitäjälle.
• Sopimuksen täytäntöönpano. Henkilötietojen käsittely on tarpeen työsopimuksen täytäntöön panemiseksi sekä valmistelemiseksi.
C)
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien
• Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä:
• Työntekijöiden ja muiden rekisteröityjen yhteistiedot
• Tehtävään liittyvät tiedot
• Sivutoimeen liittyvät tiedot
• Palkkaukseen liittyvät tiedot
• Työntekijään liittyvät muut tiedot kuten osaamisenhallinta, rokotussuoja
• Tutkinnot, kehityskeskustelun tiedot
• Työnhakijaan liittyvät tarpeelliset tiedot
• Erityisistä henkilötietoryhmistä tallennetaan ammattiliittoon kuluminen/jäsenyys, jos ay-jäsenmaksu peritään palkasta

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)

  • Aromi
  • DNA vaihdepalvelu/puhelinluettelo
  • E-lomake
  • HaiPro vaaratapahtumien raportointi
  • Henkilökorttijärjestelmä
  • Pirkanmaan Voimia Oy:n internet- ja intrasivut
  • Microsoft Office
  • Personec F ja Personec F (ESS)
  • SAP Bw
  • SAP Hr
  • SAP Portal
  • Timecon GMS
  • Titania MD
  • Aditro Expense
  • Työturva Monitori
  • Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy
  • Windows (AD)

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
• Kyllä

11. Rekisterin tietolähteet

  • Rekisteröity itse
  • Rekisteröidyn esimies
  • Työnhakuun liittyvät haastattelut
  • Henkilöstöhallinnolliset päätökset
  • Kela
  • Työterveyshuolto ja muut terveys- ja sairaanhoitopalvelujen tuottajat
  • Keva
  • Vakuutusyhtiöt
  • Verottaja
  • TE-keskus
  • Tietoja yhdistetään tarvittaessa Tampereen kaupungin ja Pirkanmaan Voimia Oy:n kulunvalvonnan, työajanseurannan ja ateriamaksamisen henkilörekisterin sekä Tampereen seudun tietojen ja tietojärjestelmien käyttö- ja salassapitositoumusrekisterin tietoihin.
  • Lisäksi rekisterin tietoja yhdistetään rekisterinpitäjän käyttämien sähköisten tietojärjestelmien käyttäjärekisterien tietoihin.
  • Tietoja yhdistetään myös yhtiön ostaman työterveyshuollon tietoihin.

12. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan Pirkanmaan Voimia Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmalla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus
• Kyllä
Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan säännönmukaisesti verottajalle, Kelalle, eläkelaitoksille, työterveyshuollon palveluntarjoajalle sekä ammattiliitoille.
Tietoja siirretään kohdassa 9 mainituille palveluntarjoajille sekä vastaaville toimijoille jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun.

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
• Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Säilytys toteutetaan Pirkanmaan Voimia Oy:n arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti