Taloushallinnon henkilörekisteri

1. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Voimia Oy:n taloushallinnon henkilörekisteri.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterinpitäjä (Pirkanmaan Voimia Oy) kerää, tallentaa, järjestää, jäsentää, säilyttää, muokkaa, hakee ja luovuttaa henkilötietoja myyntilaskutuksen ja ostolaskujen hoitamiseksi.

Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään joko suoraan asiakkaana tai sopimuskumppanina. Rekisteröity henkilötieto voi perustua myös rekisterinpitäjän asiakkaan toimeksiantoon tai lakiin perustuvan palvelusuorituksen toteuttamiseksi.

Rekisterissä olevia tietoja rekisterinpitäjä käyttää suorittaessaan niitä rekisteröityjä koskevia tehtäviä, jotka sille lakien (Art 6 kohta 1 c), erillisten päätösten, määräysten tai sopimuksen toteuttamiseen liittyvän tarpeen (Art 6 kohta 1 b) perusteella kuuluvat.

3. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Voimia Oy, y-tunnus 2938704-2

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Talouspäällikkö Liisa Eerola
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2, 33100 Tampere

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Liiketoiminnan assistentti Suvi Vainionpää
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2, 33100 Tampere
puhelin 040 824 1008

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
• Kyllä
Yhtiön toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja esimerkiksi SAP-järjestelmään tietojen avaamisen yhteydessä. Lisäksi rekisterin sähköisten tietojärjestelmien ja niiden palvelimien ylläpitotehtäviin ja sovellusasiantuntijatukeen liittyy toimeksiantoja.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
A)
Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö:
• Arkistolaki (831/1994)
• Arvonlisäverolaki (1501/1993)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679)
• Kirjanpitolaki (1336/1997)
• Laki verotusmenettelystä (1558/1995)
• Laki saatavien perinnästä (513/1999)
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
• Tietosuojalaki (1050/2018)

Sopimuksen täytäntöönpano
B)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
• Ei
Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri
• Ei
C)
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien
• Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot
• Pirkanmaan Voimia Oy:n asiakkaat ja sopimuskumppanit: Nimi, puhelinnumero, osoitetiedot.

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)
• SAP-järjestelmä (Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung Aktiengesellschaft).
• Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy.

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
• Kyllä, Pirkanmaan Voimia Oy:n paperiarkisto.

11. Rekisterin tietolähteet
• Asiakkaat
• Sopimuskumppanit ja toimeksiantajat.
• Tilaajavastuu-nettipalvelu.

12. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Manuaalisissa arkistoissa ja toimintayksiköissä on kulunvalvonta ja/tai ovien lukitus. Asiakirjat säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus
• Kyllä
Rekisterinpitäjä luovuttaa edelleen rekisteristään Tampereen kaupungille (Ikäihmisten palvelut) siltä saatujen toimeksiantojen toteuttamiseksi vastaanottamiaan välttämättömiä henkilötietoja (kuten toimeksiannon suorituksen kohteen nimen ja osoitetiedon) myyntilaskujen yhteydessä. Tietojen luovutuksessa on siten kyse edelleen luovuttamisesta tietolähteelle, jolta rekisterinpitäjä on henkilötiedot saanut.

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
• Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin lainsäädännön salliman enimmäisajan ja ainoastaan niin kauan, kun on tarpeellista rekisterinpitäjän palvelujen tarjoamiseksi ja lainsäädännöstä johtuvien velvoitteidensa toteuttamiseksi.

Kirjanpitolain (1336/1997) 2:10.1 §:n mukaan tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä siten, että lain toisen luvun 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Lisäksi kirjanpitolain 2:10.2 §:n mukaan tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muu kuin 1 momentissa mainittu kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt siten, että 6, 7 ja 9 §:n vaatimukset täyttyvät. Arvonlisäverolain (1501/1993) mukaan kiinteistöinvestointeja koskevat tositteet on säilytettävä 13 vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin arvonlisäverolain mukainen tarkistuskausi on alkanut (209 q §).