Työnhakijarekisterin tiedot
1. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Voimia Oy:n työnhakijarekisteri
2. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Voimia Oy, y-tunnus 2938704-2
3. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot
Satu Ollikainen, Johtaja, henkilöstö- ja lakiasiat
Pirkanmaan Voimia Oy
Kalevantie 2, 33100 Tampere
Puhelin 040 740 2488
4. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Tanja Löytty, Henkilöstökoordinaattori
Pirkanmaan Voimia Oy
Kalevantie 2, 33100 Tampere
Puhelin 040 733 6708
5. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Joni Talvitie, Johtaja, ICT
Pirkanmaan Voimia Oy
Kalevantie 2, 33100 Tampere
Puhelin 045 651 5376
Sähköpostiosoite tietosuojavastaava@voimia.fi
6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Pirkanmaan Voimia Oy (myöhemmin Pirkanmaan Voimia) käsittelee henkilötietoja työhakemusten vastaanottamiseksi ja käsittelemiseksi, työnhakijoiden arvioimiseksi ja valitsemiseksi. Pirkanmaan Voimia kerää henkilötietoja vain siltä osin kuin ne ovat tarpeellisia rekrytointiprosessiin liittyvien oikeuksien, velvollisuuksien ja tarpeiden täyttämiseksi.
7. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Suostumus
Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus
8. Rekisterissä olevat henkilötietoryhmät
Rekisteriin tallennettavia henkilötietoja ovat:
Yhteystiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, henkilötunnus, syntymäaika
Muut tiedot: allekirjoitus, kasvokuva, pankkiyhteystiedot, muut työnhakijan työhakemusasiakirjoissa omasta aloitteestaan ilmoittamat tiedot (esim. harrastustiedot, kiinnostuksen kohteet, erityisosaaminen), peruskoulutus ja tutkinnot suoritusajankohtineen, muu suoritettu koulutus, nykyinen tehtävä ja aikaisemmat tehtävät (työnantaja, tehtävänimike, tehtäväkuvaus), suosittelijat, kortit ja sertifikaatit, työhakemuksen yhteydessä toimitettu videotallenne, todistuskopiot, soveltuvuusarvio, tiedot ulkomaalaisen työntekijän työskentelyoikeudesta (passi-/henkilökorttikopio, oleskelulupa)
Erityiset henkilötietoryhmät: kansalaisuus, kielitaito, soveltuvuusarviointi
9. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus ja henkilötietojen vastaanottajat
Pirkanmaan Voimia käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti, eikä pääsääntöisesti luovuta tietoja kolmansille osapuolille. Pirkanmaan Voimian toimeksiannosta ulkopuoliset palveluntuottajat käsittelevät henkilötietoja Pirkanmaan Voimian lukuun sopimuksen edellyttämässä laajuudessa (esim. soveltuvuusarviointien tekemiseksi). Pirkanmaan Voimialle palveluita tuottavilla kolmansilla tahoilla saattaa olla pääsy tietoihin (esim. HR-järjestelmän toimittaja, rekrytointijärjestelemän toimittaja, tekninen ylläpito). Ulkopuolisilla palveluntuottajilla ja kolmansilla tahoilla on oikeus käsitellä henkilötietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa. Tämä tarkoittaa, että he eivät voi käyttää henkilötietoja omiin käyttötarkoituksiinsa tai ylipäänsä muihin kuin sopimuksessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Heidät on velvoitettu sopimusteitse huolehtimaan riittävästä tietosuojan tasosta sekä käsittelyn lainmukaisuudesta.
Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
10. Henkilötietojen säilytysajat/säilytysajan määrittämiskriteerit
Henkilötietoja säilytetään Pirkanmaan Voimian arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti. Esimerkiksi rekrytointiproses-sin päättymisen jälkeen työhakemuksia ja avoimia työhakemuksia säilytetään liitteineen kahden vuoden ajan. Henkilötietoja voidaan myös säilyttää pidemmän aikaa, mikäli tämä on tarpeen laissa, asetuksessa tai muussa viranomaislähteessä asetetun Pirkanmaan Voimian velvoitteen täyttämiseksi. Rekisteristä vastaava henkilö huolehtii tiedon poistamisesta.
11. Rekisterin tietolähteet
Rekrytointiin liittyvät tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään työhakemuksen ja työhaastattelujen kautta.
Tietyissä tilanteissa tietoja kerätään muista ulkopuolisista lähteistä nimenomaisella suostumuksella tai lain sallimissa rajoissa (esim. rikostaustaote alaikäisten kanssa toimimiseen). Esimerkiksi rekrytoinnin yhteydessä etukäteen annetulla suostumuksella voidaan tarkistaa suosittelijat tai pyytää rekisteröityä osallistumaan soveltuvuustestiin.
Henkilötietoja ei käytetä sellaiseen automaattiseen päätöksentekoon, jolla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia rekisteröidyille.
12. Tietojen suojaamisen periaatteet
Pirkanmaan Voimialla on asianmukaiset tekniset ja organisatoriset tietoturvakeinot turvaamassa henkilötietoja häviämiseltä, väärinkäytöltä tai muulta vastaavalta laittomalta pääsyltä.
Manuaalinen, henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisesti tietosuojajätteenä.
Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot ovat suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Pirkanmaan Voimian päätelaitteet, tietoverkot ja palvelimet on suojattu palomuurein ja muiden asianmukaisten teknisten järjestelmien ja parhaiden käytäntöjen mukaisesti. Henkilötietoja sisältävä sähköinen aineisto poistetaan pysyvästi järjestelmästä säilytysajan päättymisen jälkeen.
Pirkanmaan Voimia edellyttää kaikilta käyttämiltään palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön mukaisia toimenpiteitä käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Palveluntarjoajat ovat salassapitovelvollisia ja työnhakijoiden henkilötietoja sisältävien järjestelmien tulee olla suojattu ajantasaisten tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.
13. Rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on kerätty rekisteriin ja vaikuttaa siihen, miten niitä käytetään. Tietosuoja-asetuksen mukaan rekisteröidyllä on oikeus:
Tietojen tarkastusoikeus (oikeus saada pääsy tietoihinsa, artikla 15)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitteleekö tämä häntä koskevia henkilötietoja. Näin rekisteröidyllä on mahdollisuus arvioida ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuus. Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Oikeus tietojen oikaisemiseen (artikla 16)
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että häntä koskevat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset henkilötiedot oikaistaan tai täydennetään ilman aiheetonta viivytystä. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. Tarpeettomuutta ja virheellisyyttä arvioidaan tietojen tallennushetken mukaan.
Oikeus tulla unohdetuksi (artikla 17)
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan itseään koskevat tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Oikeus tunnetaan myös nimellä oikeus tulla unohdetuksi. Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (artikla 18)
Rekisteröity voi pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vas-tauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (artikla 20)
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjälle toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneel-lisesti luettavassa muodossa sekä halutessaan siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Tämä oikeus toteutuu tilanteissa, joissa käsittely on automaattista, tiedot ovat rekisteröidyn toimittamia, oikeusperuste on suostumus tai sopimus ja tietojen siirto ei vaikuta haitallisesti kolmansien osapuolten oikeuksiin tai vapauksiin.
Vastustamisoikeus (artikla 21)
Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä eli pyytää, että niitä ei käsiteltäisi ollen-kaan. Rekisterinpitäjän täytyy vastata rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Vastauksessa rekisterinpitäjä kertoo toimenpiteistä, joihin se on pyynnön vuoksi ryhtynyt.
Tämä oikeus toteutuu tilanteissa, joissa oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yleinen etu, julkinen valta tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Oikeusperusteet on kerrottu tämän selosteen seitsemännessä kohdassa ”Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste”.
Oikeus tehdä valitus viranomaiselle (artikla 77)
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus erityisesti vakinaisen asuin- tai työpaikkansa sijainnin mukaiselle valvontaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus käyttää muita hallinnollisia muutoksenhakukeinoja sekä oikeussuojakeinoja.
Rekisteröidyllä on oikeus myös nostaa kanne rekisterinpitäjää tai henkilötietojen käsittelijäorganisaatiota vastaan, jos hän katsoo oikeuksiaan loukatun sen takia, ettei hänen henkilötietojensa käsittelyssä ole noudatettu tietosuoja-asetusta.
Kuinka oikeudet toteutetaan?
Kohdassa 13 mainittuja oikeuksia voi toteuttaa lähettämällä pyynnön kirjallisena ja allekirjoitettuna Pirkanmaan Voimialle postitse tai sähköpostilla tietosuojavastaavalla sähköpostiosoitteeseen tietosuojavastaava@voimia.fi. Yksilöi pyynnössä, minkä tiedon haluat poistaa tai korjata ja millä perusteella. Pyyntöön vastataan yhden (1) kuukauden sisällä.
Mikäli tieto- tai korjauspyyntö koskee toisen rekisterinpitäjän rekisterissä olevia tietoja, Pirkanmaan Voimia siirtää pyynnön kyseiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä arvioi, miten oikeudet soveltuvat kussakin tilanteessa.