Asiakasrekisteri

1. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Voimia Oy:n asiakas- ja yhteyshenkilörekisteri.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja käsitellään palvelujen tuottamisessa, laskutuksessa sekä asiakaspalvelussa ja asiakassuhteiden hallinnassa ja hoitamisessa.
Asiakasrekisterissä ylläpidetään tietoa Pirkanmaan Voimian asiakkaista. Asiakkaan tietoja tarvitaan erityisruokavalion valmistamista ja ruokailulaskutusta varten. Rekisteriin kerätään tiedot erityisruokavalioista, henkilö- ja laskutustiedoista. Henkilötietojen käsittely perustuu henkilötietolain 8 §:ään.
Yhteyshenkilörekisterissä ylläpidetään tietoa Pirkanmaan Voimia Oy:n yhteistyö- ja sopimuskumppaneista. Tietoja tarvitaan sopimusten täytäntöönpanoon ja palveluiden tuottamiseen.

3. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Voimia Oy, y-tunnus 2938704-2

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Palvelutuotantopäällikkö Susanna Järvinen
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2 , 33100 Tampere
puhelin 040 800 4887

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Palveluohjaaja Katri Tuominen
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2, 33100 Tampere
puhelin 0400 903 530

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
• Kyllä
Pirkanmaan Voimian ateriapalvelujen ostopalvelutuottajat käyttävät henkilötietoja työtehtävien suorittamisen edellyttämässä laajuudessa. Järjestelmätoimittajat käsittelevät henkilötietoja testi- ja viankorjaustilanteissa soveltuvan henkilötietoja koskevan lainsäädännön sekä hankintasopimuksessa kuvattujen menettelyjen mukaisesti.

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
• Suostumus
• Sopimuksen täytäntöönpano
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, kuten asiakaslaskutukseen.
Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Kuntalaisasiakkaiden yhteystiedot Tampereen kaupungin sekä toimeksiannosta soveltuvin osin Kangasalan, Lempäälän, Nokian, Oriveden, Pirkkalan, Vesilahden ja Ylöjärven kuntien alueelta.
Asiakasorganisaatioiden ja sopimuskumppanien yhteyshenkilöiden tiedot.
Laskujen tiedot
Asiakkaan tiedot
Yksityisasiakkaat
Henkilöön liittyvät perustiedot kuten nimi, osoite, puhelinnumero sekä muu tehtävänhoidon kannalta tarvittava olennainen tieto.

Yhteistyökumppaneihin liittyvät perustiedot kuten nimi, y-tunnus, yrityksen osoite, puhelinnumero sekä muu tehtävänhoidon kannalta tarvittava olannainen tieto.

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)
Aromi-toiminnanohjausjärjestelmä, SAP-toiminnanohjausjärjestelmä, Pegasos-potilastietojärjestelmä, Uranus-potilastietojärjestelmä

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
• Kyllä
Tampereen kaupungin erityisruokavaliolomakkeet, jotka säilytetään Pirkanmaan Voimian toimipaikoissa.

11. Rekisterin tietolähteet
Yksityisasiakkaiden henkilötietoja saadaan rekisteröidyiltä itseltään tilauksen tai sopimuksen laatimisen yhteydessä.
Yhteistyökumppaneiden tietoja saadaan yrityksiltä, joita he edustavat. Rekisteröity antaa henkilötietoja tarjouspyynnössä tai palvelusopimuksessa.

12. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistonmuodostus-suunnitelmilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus
• Kyllä
Tietoja luovutetaan verkkolaskuoperaattorille laskutuksen toimeenpanoa varten, maksamattomien laskujen osalta perintätoimistolle laskujen perintää varten, kuljetusliikkeille palvelujen toimittamisen toteuttamiseksi sekä ostopalvelukumppaneille palvelujen toteuttamiseksi.

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
• Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Säilytys toteutetaan Pirkanmaan Voimian arkistonmuodostussuunnitelmien mukaisesti