Sopimusrekisteri

1. Rekisterin nimi
Pirkanmaan Voimia Oy:n sopimusrekisteri

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
• Sopimustenhallinta ja -valvonta
• Asiakassuhteiden ylläpito
• Tilausten tekeminen
• Sopimusten uusinta ja irtisanominen

Sopimusrekisteriin tallennetaan Pirkanmaan Voimia Oy:n sopimukset. Rekisterin avulla sopimusasiakirjat ovat saatavilla ja hyödynnettävissä yhtiön päivittäisessä sisäisessä toiminnassa. Rekisteriin rekisteröidyt ovat henkilöitä, joilla on asiallinen yhteys rekisterinpitäjään sopimuskumppanien edustajina.
Sopimukset ovat niiden yhtiön työntekijöiden saatavilla, jotka tietoa työssään tarvitsevat.

3. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Voimia Oy, y-tunnus 2938704-2

4. Rekisteristä vastaava henkilö, tehtävänimike ja yhteystiedot

Asiakasratkaisupäällikkö Perttu Ylinen
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2, 33100 Tampere
puhelin 040 806 3667

5. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Asiakasratkaisupäällikkö Perttu Ylinen
Pirkanmaan Voimia Oy
Naulakatu 2, 33100 Tampere
puhelin 040 806 3667

6. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
• Ei

7. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
A)
• Sopimuksen täytäntöönpano
B)
Rekisteri on viranomaistoiminnan rekisteri
• Ei
Rekisteri on julkishallinnon vapaaehtoisen tehtävän rekisteri
• Ei
C)
Rekisterin tietoja käytetään automatisoituihin yksittäispäätöksiin, profilointi mukaan lukien
• Ei

Henkilörekisterin henkilötiedot, tietolähteet ja tietojen luovutus

8. Rekisterissä olevat henkilötiedot
• Sopimusyhteyshenkilöiden yhteystiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero, tehtävänimike)
• Sopimuskumppanin työntekijöiden tietoja (koulutus, työkokemus, pätevyydet)

9. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet)
• Cloudia sopimustenhallintajärjestelmä
• Intranet (Pirkanmaan Voimia Oy)
• Microsoft Office
• Sisäverkon suojattu/käyttöoikeuksien rajoitettu verkkolevy

10. Rekisterissä on manuaalista (paperi) aineistoa
• Kyllä, Pirkanmaan Voimia Oy:n paperiarkisto

11. Rekisterin tietolähteet
• Sopimuskumppani

12. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan. Sopimusrekisterin tiedot on suojattu käyttöoikeuksin. Manuaalinen aineisto säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai on lukittavissa kaapeissa.

13. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietojen säännönmukainen luovutus
• Ei

14. Rekisterin tietojen siirto kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle)
• Ei

15. Henkilötietojen säilytysajat/Säilytysajan määrittämiskriteerit
Sopimusten säilytysaika on määritetty Pirkanmaan Voimia Oy:n arkistonmuodostussuunnitelmassa.